La dématérialisation des marchés publics pour une Commission d’appels d’offres

Depuis la dématérialisation obligatoire des marchés publics en 2018, les Commissions d’appels d’offres (CAO) ont vécu une profonde transformation de leurs pratiques. Cette évolution, portée par le numérique, vise à simplifier les démarches, renforcer la transparence et garantir la sécurité des échanges. Découvrons ensemble le rôle central de la CAO et les impacts majeurs qu’apporte cette transition numérique sur son fonctionnement et ses responsabilités.

En quoi consiste la dématérialisation de la passation des marchés publics ?

La dématérialisation de la passation des marchés publics a débuté le 1er octobre 2018, pour tous les marchés publics supérieurs à 25 000 € HT. Le seuil a ensuite été relevé à 40 000 € HT à partir du 1er janvier 2020. Cette transformation s’inscrit dans le cadre du Plan national de transformation numérique de la commande publique (2017-2022). 

Son objectif : simplifier les procédures, améliorer l’accessibilité pour les entreprises, garantir la transparence des échanges et renforcer la traçabilité grâce à des outils numériques tels que les plateformes d’achat public.

Ces plateformes, appelées “profils d’acheteurs”, permettent la publication des consultations, la réception des offres et l’archivage sécurisé des données numériques. Cette initiative marque ainsi une rupture avec les pratiques traditionnelles de gestion papier, orientant les organisations publiques vers une numérisation complète de la commande publique.

Qu’est-ce qu’une Commission d’Appel d’offres ?

La Commission d’Appel d’offres (CAO) est une instance essentielle des marchés publics, principalement mise en place dans les collectivités territoriales, les établissements publics et les grandes administrations. Son rôle est de garantir la conformité des procédures, d’examiner les candidatures et d’attribuer les marchés en toute impartialité.

Ses missions principales :

• Vérifier la régularité des offres reçues.
• S’assurer de la conformité des candidatures selon les critères fixés dans les règlements de consultation.
• Évaluer les propositions pour garantir le meilleur rapport qualité-prix.
• La CAO joue un rôle majeur puisqu’elle garantit l’équité des processus d’attribution et s’assure de la transparence des décisions prises.

Quels sont les impacts de la dématérialisation sur les actions de la CAO ?

La dématérialisation des marchés publics a redéfini en profondeur le rôle et les pratiques des Commissions d’appels d’offres (CAO). Entre automatisation des tâches traditionnelles et nouvelles exigences liées au numérique, voici les principaux impacts de cette transition sur leurs activités.

Ce que la CAO ne fait plus (ou moins) depuis la dématérialisation :

• Gestion papier: l’ouverture et le traitement manuel des offres sur support papier ont été largement remplacés par des flux numériques, ce qui réduit les manipulations et le besoin de stockage physique.
• Réunions physiques fréquentes:  les sessions d’ouverture et d’évaluation en présentiel sont moins courantes grâce aux outils collaboratifs numériques
• Vérification manuelle des soumissions: les plateformes automatisent désormais la vérification de la conformité et de la complétude des offres.
• Analyse des offres: les équipes d’achat préparent désormais des rapports analytiques, soumis à la CAO pour décision finale, sur la base de critères définis au préalable.

Ce qu’elle fait désormais grâce à la dématérialisation :

• Utilisation de plateformes numériques: la CAO doit maîtriser des outils en ligne pour gérer les soumissions, évaluer les offres et archiver les résultats. Une formation est généralement nécessaire pour les agents.
• Cybersécurité et protection des données: puisque les échanges se font désormais intégralement en ligne, la sécurité des données sensibles est une priorité, ce qui nécessite davantage de vigilance.
• Publication des résultats en ligne: les décisions de la CAO sont publiées sur des plateformes accessibles au public, ce qui renforce la transparence et la traçabilité.

La dématérialisation des marchés publics a transformé le fonctionnement des Commissions d’appels d’offres. Pour relever ces nouveaux défis, les membres des CAO doivent désormais se former aux outils numériques spécifiques et développer des compétences solides en cybersécurité. Des points clés pour garantir une gestion efficace et sécurisée des procédures dématérialisées.

Sources :

https://www.economie.gouv.fr/cedef/dematerialisation-marches-publics
https://www.collectivites-locales.gouv.fr/commande-publique/la-dematerialisation-des- procedures-des-marches-publics