Sourcing et études de marchés fournisseurs : pourquoi ces pratiques vont-elles se développer ?

Vincent DAGNAS est expert en achats privés et publics depuis plus de 20 ans. Après un parcours en tant que Responsable achats dans des entreprises privées, il a été entre 2013 et 2022 Responsable des achats non-médicaux pour un CHU et un GHT.

Pour CFC Formations, Vincent DAGNAS anime des formations sur la fonction achats, notamment sur la performance, la stratégie et le pilotage des achats.

CFC Formations : Selon vous, pourquoi le sourcing se développe-t-il dans les achats publics ?

Vincent DAGNAS : Le recours au sourcing est une pratique assez récente pour les acheteurs publics. Pourtant c’est une étape clé du processus d’achat !

Fin 2013, une enquête réalisée par l’UGAP et publiée dans « Décisions Achats » faisait apparaître que seulement la moitié des répondants déclaraient avoir une bonne connaissance de leur tissu économique et industriel. 

Ce n’est qu’avec la directive européenne et sa transposition dans le décret d’avril 2016 venant réformer la réglementation des marchés publics, que la pratique du sourcing dans les administrations publiques a été consacrée. Dans le même temps, la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) des ministères économiques et financiers a favorisé la démarche de sourcing  à travers la diffusion de deux guides (« guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics» et « guide pratique de l’achat public innovant »).
Enfin, l’article R2111-1 du Code de la Commande Publique confirme cette pratique :

« Afin de préparer la passation d’un marché, l’acheteur peut effectuer des consultations ou réaliser des études de marché, solliciter des avis ou informer les opérateurs économiques de son projet et de ses exigences. Les résultats des études et échanges préalables peuvent être utilisés par l’acheteur, à condition que leur utilisation n’ait pas pour effet de fausser la concurrence ou de méconnaître les principes mentionnés à l’article L. 3»

Aujourd’hui toutes les conditions sont là pour mettre fin à l’ère de la culture de l’achat public marquée par des dizaines d’années de sécurisation des procédures, pour laisser place à la recherche d’optimisation de la performance globale de l’achat.

Affirmons le haut et fort, oui les acheteurs publics peuvent et surtout doivent rencontrer les fournisseurs en amont des consultations !

« La connaissance du marché fournisseurs via le Sourcing est essentielle pour permettre de mieux définir le besoin et d’adapter en conséquence les stratégies achats »

En quoi le sourcing est-il aujourd’hui un outil de la stratégie achats dans les marchés publics ?

La connaissance du marché fournisseurs via le Sourcing est essentielle pour permettre de mieux définir le besoin et d’adapter en conséquence les stratégies achats.

C’est également une démarche de veille pour découvrir des produits ou services innovants, au service de la performance des pouvoirs publics. La connaissance du marché de fournisseurs et des solutions proposées va permettre ainsi aux acheteurs publics d’améliorer l’efficacité de leurs procédures en diminuant les procédures infructueuses.

Enfin, le « sourcing » permet à l’acheteur de communiquer en amont aux opérateurs économiques ses exigences et ainsi « vendre le besoin » de le confronter à l’offre des fournisseurs et potentiellement à leur capacité d’innover tout en mesurant la compétitivité des coûts.

Ces actions sont menées en amont de la consultation, elles consistent en la recherche de fournisseurs et d’évaluation de leur capacité à répondre aux besoins, en l’étude d’un marché fournisseurs. On rapproche souvent la notion de « sourcing » à celle du « marketing achats ».

Quels sont les avantages du sourcing pour la performance des achats publics ?

Le sourcing permet une meilleure connaissance de l’offre, de la structure du marché fournisseurs, des risques et des coûts de ce que l’on achète. Connaître le marché fournisseurs, c’est aussi se donner les chances de sortir de situations dans  lesquelles le rapport de force est défavorable à l’acheteur (par exemple : fournisseur habituel, fournisseur historique devenu incontournable).

C’est une démarche pro-active visant à rechercher et à évaluer un marché fournisseurs avant le lancement de la procédure de marché. Les acheteurs publics peuvent ainsi mieux définir les besoins dans leurs documents de marché et donner les moyens aux entreprises d’adapter au mieux leurs offres.

Ils pourront aussi mieux prendre en compte les caractéristiques du marché fournisseurs dans sa stratégie achats et dans le volet contractuel (par exemple: choix d’allotissement technique et/ou géographique, choix de la procédure (marché ou accord-cadre etc.), intégration de variante ou pas, durée du marché …)

Pour conclure, la pratique du sourcing présente beaucoup d’avantages pour l’acheteur public dès la phase d’analyse du besoin mais aussi dans l’élaboration de la stratégie achats, lors de la phase de négociation quand la procédure le permet et évidemment au cours de l’exécution du marché.

Quelles sont selon vous les limites du sourcing ?

Il y en a très peu, voire pas du tout dès lors que l’on respecte les principes de base de la commande publique !

En session de formation, une question qui revient sans cesse est la suivante : Jusqu’où puis-je aller et quelles sont les précautions à prendre ?

Pour cela, j’utilise un quizz en prenant des situations à risques classiques (invitations, rencontres, cadeaux…) et invite les participants, si ce n’est pas déjà fait, à rédiger un guide interne ou charte de déontologie propre à leur organisation reprenant règles et bonnes pratiques.  Ce guide interne est une sorte de garde-fou pour éviter de passer du côté obscur !

Comment s’y prendre pour réaliser un sourcing ? 

Le sourcing peut se faire de différentes façons, ce qui offre la possibilité aux acheteurs publics de « tester le marché fournisseurs » et de préciser ainsi leurs besoins via :

• Des appels à compétences/projets
• Une veille du secteur d’activité : au travers des recherches Internet, de lecture de revues professionnelles, de retours d’expériences d’autres acheteurs (benchmarking) ;
• Une participation à des salons professionnels, via les rencontres professionnelles organisées par des organismes tels que les chambres de commerce
• Des questionnaires, demandes d’informations envoyés aux fournisseurs potentiels
• Des entretiens « face à face » ou téléphoniques avec des fournisseurs et prestataires
• Des plateformes numériques permettant d’identifier des fournisseurs et de mettre en relation acheteurs et entreprises.

« Les outils digitaux vont devenir incontournables dans un futur proche, et feront gagner du temps à l’acheteur public dans l’identification et l’évaluation de futurs partenaires »

Les nouveaux outils digitaux permettent-ils d’aider l’acheteur dans son sourcing ?

Depuis la parution du décret de 2016, certains éditeurs de solutions logicielles, dans le mouvement de dématérialisation de la commande publique et de l’Open Data proposent des solutions de sourcing et de mise en relation avec les fournisseurs des acheteurs publics.

Au cours de la formation que j’anime, je présente ces nouveaux outils, leurs fonctionnalités principales ainsi que leurs limites actuelles.

A mon avis, ils vont devenir incontournables dans un futur proche et feront ainsi gagner du temps à l’acheteur public dans l’identification et l’évaluation de futurs partenaires. A condition qu’ils apportent plus de valeur ajoutée qu’un moteur de recherche ou un annuaire…

En quoi la formation « Sourcing fournisseurs – démarche et outils » est-elle un plus dans le kit de l’acheteur public ?

Cette formation est courte (1 journée), elle est réalisée sous forme d’atelier avec des outils opérationnels remis aux participants (questionnaires fournisseurs, modèles d’analyse d’un marché fournisseurs, exemples de guides du sourcing…etc…). Les stagiaires sont aussi invités à venir avec leurs projets de sourcing sur lesquels nous pouvons travailler directement.

C’est l’occasion pour eux de partager leurs interrogations entre pairs, leurs problématiques dans le cadre de l’application d’une démarche nouvelle pour beaucoup d’entre eux, de trouver des réponses à des questions concrètes que se posent les acheteurs ou prescripteurs qui réaliseraient une opération de sourcing.

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Envie de vous former sur le sujet ?

Découvrez ici notre formation : « Sourcing fournisseurs – démarche et outils »