Accords-cadres à bons de commande: qu’est-ce que c’est ?

Dans le vaste domaine de la commande publique, une variété de procédures et de mécanismes sont utilisés pour assurer une gestion efficace et transparente des fonds publics. Parmi ces mécanismes, l’accord-cadre à bons de commande se distingue comme un outil essentiel pour les acheteurs publics. Mais qu’est-ce qu’un accord-cadre à bons de commande  et quel rôle joue-t-il exactement dans le secteur public?

1. C’est quoi un accord-cadre à bons de commande?

Un accord-cadre à bons de commande est une technique d’achat, définie et régulée par le code de la commande publique. Ce type de contrat permet aux entités publiques (pouvoirs adjudicateurs) de faire appel à des fournisseurs ou des prestataires de services sans pour autant s’engager sur un volume précis au moment de la signature du contrat. La flexibilité de ce système réside dans le fait que les quantités exactes ne sont pas déterminées à l’avance. Cependant, il est important de noter qu’il existe une contrainte financière : un montant maximal de commande est fixé, et ne peut être dépassé que de 10% au maximum, assurant ainsi une maîtrise des dépenses.

• Fonctionnement général et cas d’utilisation typiques

Le fonctionnement d’un accord-cadre à bons de commande est relativement simple et extrêmement flexible. Une fois le marché attribué à un ou plusieurs opérateurs économiques, l’administration peut émettre des bons de commande au fur et à mesure de ses besoins, sans négociation supplémentaire ni remise en concurrence pour chaque commande. Cela permet une réactivité importante dans l’exécution et une adaptation aux besoins réels, qui peuvent varier significativement avec le temps.

Les cas d’utilisation typiques incluent des achats récurrents dont les volumes peuvent être imprévisibles, comme des fournitures de bureau, du matériel informatique, ou encore des services de maintenance. C’est donc un outil idéal pour les besoins qui varient ou sont difficiles à quantifier à l’avance, garantissant à la fois une couverture suffisante du besoin public et une gestion optimisée des dépenses.

• Procédure d’achat qui permet de passer un accord-cadre à bons de commande 

La procédure pour établir un accord-cadre à bons de commande  commence par une mise en concurrence selon les règles définies dans le code de la commande publique. Les acheteurs publics doivent définir les critères de sélection et publier un avis de marché. Les fournisseurs intéressés soumettent ensuite leurs offres, qui sont évaluées sur la base de critères prédéfinis. Une fois le ou les fournisseurs sélectionnés, un accord-cadre est signé, établissant les termes sous lesquels les bons de commande seront émis.

• Typologies d’achat adaptés aux accords-cadres à bons de commande 

Les  accords-cadres  à bons de commande sont particulièrement adaptés pour les achats non stratégiques mais nécessaires, où les volumes ne peuvent être précisément prédéterminés. Ils sont souvent utilisés dans les secteurs où les demandes sont sujettes à des variations saisonnières pour lesquelles les besoins sont continuellement en évolution, comme dans les services publics, l’éducation ou la santé.

2. Comment fonctionne un bon de commande ?

Les bons de commande sont des instruments cruciaux dans la gestion quotidienne des marchés publics, permettant une simplification considérable des acquisitions répétitives. Leur fonctionnement peut être décomposé en plusieurs étapes clés :

• Création du bon de commande :

Une fois l’accord-cadre établi et l’acte d’engagement signé par les 2 parties, un premier bon de commande peut être émis selon les besoins spécifiques de l’acheteur public. Ce document détaille la nature et la quantité des biens ou services requis, ainsi que les prix convenus dans l’accord-cadre.

• Émission du bon de commande :

Le bon de commande est officiellement émis par l’acheteur public et adressé au fournisseur attributaire. Cela marque la demande formelle de livraison des biens ou services spécifiés.

• Utilisation dans la gestion quotidienne :

Une fois émis, le bon de commande sert de référence légale pour la fourniture des produits ou services. Il permet une traçabilité et une comptabilité précises des échanges entre l’entité publique et le fournisseur.

3. Rôle des bons de commande dans la simplification des acquisitions répétitives

Les bons de commande jouent un rôle essentiel dans la simplification des processus d’achat, surtout en ce qui concerne les acquisitions répétitives. Ils éliminent le besoin de renégocier les termes et conditions pour chaque nouvelle demande, permettant ainsi un gain de temps considérable et une réduction des coûts administratifs. Par leur nature pré-approuvée, ils facilitent également une réponse rapide aux besoins immédiats de l’administration sans passer par des étapes bureaucratiques supplémentaires.

4. Quels sont les avantages d’un accord-cadre à bons de commande pour une organisation publique ?

Les accords-cadres à bons de commande  offrent plusieurs avantages significatifs pour les organisations publiques, tels que : 

• Flexibilité :

Ils permettent aux entités publiques de s’adapter rapidement aux changements de besoins sans renégociations continues, facilitant ainsi la gestion dynamique des ressources.

• Gestion optimisée des dépenses :

En ne s’engageant pas sur des quantités fixes, les organisations peuvent mieux contrôler et prévoir leurs dépenses, réduisant ainsi les risques de surachat ou de sous-utilisation.

• Réactivité accrue des fournisseurs :

Avec des accords préétablis, les fournisseurs sont en mesure de répondre plus rapidement aux commandes, ce qui est crucial pour les besoins urgents ou imprévus.